Politique de Confidentialité

Financement d’assurance FIRST du Canada s’est engagée à offrir un service exceptionnel à ses clients. Comme nos activités exigent que nous obtenions, utilisions et divulguions certains renseignements personnels sur nos clients, la protection de ces renseignements confidentiels est l’une de nos grandes priorités.  
Cette politique de confidentialité vise à se conformer à toutes les obligations statutaires de Financement d’assurance FIRST du Canada dans les provinces où nous exerçons nos activités et à la législation canadienne applicable. Nous informerons nos clients de la raison et de la manière de recueillir des renseignements personnels, de les utiliser et de les divulguer, nous obtiendrons leur consentement lorsque requis, et nous ne nous servirons de ces renseignements que d’une manière qu’une personne raisonnable peut considérer appropriée dans les circonstances.
Cette politique de confidentialité, conformément à la loi, établit les principes qui nous guident pour protéger la confidentialité des renseignements personnels de nos clients.  Notre engagement envers la confidentialité assure l’exactitude, la protection et la sécurité des renseignements personnels de nos clients et permet aussi aux clients de demander accès à leurs renseignements et de les corriger au besoin. Cette politique de confidentialité englobe Financement d’assurance FIRST du Canada et ses filiales. Cette politique s’applique aussi aux fournisseurs de services qui recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels pour le compte de Financement d’assurance FIRST du Canada.

Définitions

Renseignements personnels – les renseignements sur une personne identifiable. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées de la personne (voir ci-dessous).

Coordonnées – les renseignements permettant d’entrer en communication avec une personne à une place d’affaires, y compris le nom, le titre, le numéro de téléphone au travail, l’adresse au travail, le courriel au travail et le télécopieur au travail.

Agent de la confidentialité – la personne désignée ayant la responsabilité de s’assurer de la conformité de Financement d’assurance FIRST du Canada avec cette politique et les lois applicables.

Cueillette de renseignements personnels 

• Sauf lorsque les raisons pour la cueillette de renseignements personnels sont évidentes et quand le client communique de son plein gré ses renseignements personnels à ces fins, nous expliquerons soit verbalement soit par écrit les raisons pour lesquelles les renseignements sont recueillis et cela avant ou pendant la cueillette.
• Nous ne recueillerons que les renseignements des clients qui sont nécessaires à nos activités d’affaires, y compris:
• aux fins de vérification d’identité;
• pour identifier les préférences des clients;
• pour comprendre les besoins de nos clients;
• pour ouvrir et gérer un compte;
• pour dispenser les produits et services demandés;
• afin d’assurer des normes de service élevées à nos clients;
• afin de se conformer aux exigences réglementaires.
   

Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement des clients pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf tel qu’indiqué ci-dessous, lorsque nous sommes autorisés à le faire sans consentement).
2.2 Le consentement peut être donné verbalement, par écrit, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant autorisé ou il peut être implicite lorsque le but de la cueillette, de l’utilisation ou de la divulgation serait considéré comme évident et que le client communique de son plein gré ses renseignements à ces fins.
2.3 Le consentement peut aussi être implicite lorsqu’un client est avisé et a raisonnablement l’occasion de refuser que ses renseignements personnels soient utilisés et qu’il n’exerce pas ce droit de refus.
2.4 Sous réserve de certaines exceptions (p.ex. quand les renseignements personnels sont nécessaires afin de pouvoir dispenser un service ou un produit ou continuer de les dispenser, ou si le retrait du consentement empêcherait l’accomplissement d’une obligation légale), les clients peuvent retirer le consentement donné à Financement n FIRST du Canada d’utiliser les renseignements personnels de certaines manières. La décision d’un client de refuser ou de retirer son consentement è certaines utilisations de ses renseignements personnels peut restreindre notre capacité à fournir des produits ou services. Dans ce cas, nous expliquerons la situation au client pour l’aider à rendre une décision.
2.5 Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que le client ne le sache ou y consente, lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels

3.1 Nous utiliserons ou divulguerons les renseignements personnels de clients seulement lorsque nécessaire pour les buts identifiés ou raisonnablement implicites au moment de la cueillette.
3.2 Nous n’utiliserons pas et ne divulguerons pas les renseignements personnels de clients à des fins additionnelles, sauf si nous obtenons le consentement à cet effet.
3.3 Nous ne vendons pas de listes de clients ni de renseignements personnels à des tiers, sauf si nous avons le consentement d’agir de la sorte.

Conservation des renseignements personnels

4.1 Si nous utilisons les renseignements personnels d’un client pour prendre une décision qui touche le client directement, nous conserverons ces renseignements personnels pendant au moins une année afin que le client ait une possibilité raisonnable d’y accéder.
4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous conserverons les renseignements personnels des clients seulement tant qu’il sera nécessaire pour se conformer aux buts identifiés ou aux fins légales ou d’affaires.

S’assurer de l’exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons tous les efforts raisonnables pour assurer que les renseignements personnels des clients soient précis et complets lorsqu’ils peuvent être utilisés afin de prendre une décision au sujet du client ou être divulgués à un tiers.
5.2 Les clients peuvent demander d’apporter des corrections à leurs renseignements personnels afin d’assurer qu’ils soient précis et complets. Les demandes de correction des renseignements personnels doivent être faites par écrit et comporter suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels visés et les corrections désirées.   
5.3 Si nous constatons que les renseignements personnels sont erronés ou incomplets, nous corrigerons ceux-ci tel que requis. Si la correction n’est pas faite, nous noterons au dosser la demande de correction du client.

Protection des renseignements confidentiels

6.1 Nous nous sommes engagés à assurer la sécurité des renseignements personnels des clients pour les protéger contre l’accès, la cueillette, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification et l’élimination non autorisés et autres risques similaires.
6.2 Nous prendrons les mesures raisonnables et appropriées pour assurer la sécurité des renseignements personnels des clients, y compris : à l’aide de mots de passe de réseau électronique et autres mesures de sécurité, en conservant les dossiers sur papier dans des emplacements sécurisés ou dans des filières verrouillées et en obligeant contractuellement les fournisseurs de services à adopter et observer des pratiques de sécurité raisonnables.
6.3 Nous utiliserons les mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des renseignements personnels de clients.
6.4 Nous réviserons constamment et mettrons à jour nos politiques de sécurité et nos contrôles pour suivre l’évolution des technologies afin d’assurer le maintien de la sécurité des renseignements personnels.

Donner aux clients accès à leurs renseignements personnels

7.1 Les clients ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées prévues par la loi. 
7.2 Les demandes d’accès aux renseignements privés doivent être formulées par écrit et comporter suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels désirés. Les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent être adressées à l’agent de la confidentialité.  
7.3 Sur demande, nous dirons aussi aux clients comment nous utilisons leurs renseignements personnels et, le cas échéant, à qui ils ont été divulgués.
7.4 Les renseignements personnels seront rendus disponibles dans les 30 jours ouvrables, sinon nous donnerons un avis de prolongation, lorsqu’il faudra plus de temps pour répondre à la demande.
7.5 Les frais peuvent être facturés pour l’accès aux renseignements privés. Lorsque des frais sont applicables, nous informerons le client de ces coûts et nous lui demanderons de confirmer s’il désire ou non maintenir sa demande.
7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en aviserons le client par écrit en donnant les raisons de refus et en indiquant les recours ouverts au client.

Questions et plaintes : le rôle de l’agent de la confidentialité ou de la personne désignée

8.1 L’agent de la confidentialité ou la personne désignée sont responsables de s’assurer que Financement d’assurance FIRST du Canada agisse en conformité avec cette politique et avec nos obligations légales.
8.2 Les clients doivent adresser les plaintes, les préoccupations ou les questions sur la conformité de Financement d’assurance FIRST du Canada par écrit à l’agent de la confidentialité. Si l’agent de la confidentialité n’est pas en mesure d’apporter une solution, le client peut aussi communiquer avec les autorités gouvernementales pertinentes en matière de confidentialité.

Coordonnées de l’agent de la confidentialité ou de la personne désignée de Financement d’assurance FIRST du Canada :
Brian Day
privacy@firstinsurancefunding.ca